广州市慈善会捐赠物资管理规定（2025年版）

发布时间：2025-09-01 10:22:57

第一章  总  则

        第一条 为规范广州市慈善会（以下简称本会）捐赠物资管理，根据《中华人民共和国慈善法》、《民间非营利组织会计制度》、本会章程以及财务制度等，制定本规定。

        第二条 本办法中捐赠物资指根据需求接收境内外机构、企业、公众捐赠的物资、财产。在项目开展过程中由本会采购用于捐赠的物资参照采购管理及项目管理相关规定执行。

        第三条 本会捐赠物资实行岗位责任制，各部门根据分工指定专人对捐赠物资的估价、接收、保管、处置、盘点及会计记录、监管等关键环节进行控制，防止捐赠物资的不当处置、毁损和流失。

        第四条 筹募联络部负责捐赠物资接收和发放台账、信息公开等统筹管理工作；物资接收部门负责对接捐赠人，进行捐赠物资募集、办理物资接收手续等；物资使用部门负责物资的发放及管理；综合部作为物资保管部门负责物资出入库管理及仓储管理；财务部门负责办理物资出入账手续、开具捐赠票据等。

        第五条 本会只接收能为机构发展或受益人带来帮助、且与项目执行紧密相关的捐赠物资。

 

第二章  捐赠物资的资料审核与协议签订

        第六条 捐赠人应提供有关资料证明捐赠物资符合以下基本品质要求：

        （一）捐赠物资应为合格产品并具有正常使用功能，不会给受益人造成损害。国内物资应符合我国产品质量法要求，国外物资应符合我国进出口商品检验法及实施条例要求；

        （二）捐赠物资的生产企业应具备合法的经营生产资质，涉及食品、药品、医疗器械、特种设备等特殊行业的企业，需提供相关的生产许可证件、注册或备案批文等，确保合法合规性；

        （三）需确认捐赠物资在保质期内，食品类物资必须有生产批号和生产日期；

        （四）捐赠物资（不含药品、医疗用品）移交日期距保质期剩余时间原则上不少于总保质期的30%，并说明储存条件，特殊情况除外；

        （五）药品、医疗用品等物资必须符合国家药品监督管理和卫生行政部门的有关规定，捐赠日期距物资的有效期不少于六个月，对于特殊药品要求距保质期不少于十二个月。

        （六）捐赠方捐赠无形资产的，不受前述品质要求条款约束。

        第七条 捐赠物资的价值确认

        （一）捐赠人需提供捐赠物资的价值证明材料：

        1.捐赠人捐赠自购物资的，需提供捐赠物资的正规采购发票、报关单或协议等有关凭据作为确认物资价值的依据；

        2.捐赠人捐赠自产物资的，需提供该产品市场流通价格的依据，包括但不限于厂家向经销商的供货协议、销售发票或报关单等，如该物资未在市场流通，可参照在市场流通同类产品的价格或其他厂家相同产品的市场流通价格，如没有同种或同类产品的市场流通价格，可以参考生产该产品的成本；

        3.大型超市、药店等零售卖场的捐赠人捐赠零售物资的，需提供销售物资的销售价、政府指导价、知名大型电商平台同类或者类似商品价格等有关凭据作为确认物资价值的依据。捐赠人提供的凭据与捐赠资产的公允价值相差较大的，应当以其公允价值核定其价值。

        4.国内捐赠人转赠其接收的捐赠物资，需提供原捐赠方出具的捐赠函及相关证明物资价值的文件；境外捐赠人转赠其接收的捐赠物资，需要提供捐赠函、相关证明物资价值的文件及办理捐赠物资入境的相关报关文件；

        5.捐赠人无法提供前述4类物资价值证明材料的，可以通过第三方评估等方式对捐赠物资价值进行核实。

        （二）对于具有使用价值但无品牌、无标价、无销售或其它无法提供价值证明材料的捐赠物资，由本会按照同类或者类似物资的市场价格确定公允价值；

        （三）对于接收的固定资产、无形资产捐赠，如果捐赠人没有提供有关凭据，且有确凿的证据表明该资产的公允价值确实无法可靠计量的，由本会按照名义金额（即人民币1元）核定其价值；对于接收的文物资源捐赠，如果捐赠人没有提供有关凭据，由本会按照名义金额（即人民币1元）核定其价值；

        （四）捐赠物资的相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可直接归属于存货采购的费用可计入捐赠物资价值。 

        第八条 境外物资捐赠人提供价值证明为外币的，财务入账价值以货物验收入库当日的基准汇率换算成人民币。接收境外机构捐赠物资时，应取得报关需要的相关文件并及时办理报关事宜，并按照相关规定申报后再办理。

        第九条 物资接收部门对捐赠人相关资质进行了解核查，确保合作方合法合规性。

        第十条 捐赠物资价值在50万元以上（含50万元）或捐赠人有要求的，原则上捐赠物资接收部门根据捐赠物资用途和核定价值等与捐赠人签订捐赠协议。捐赠物资价值在50万元以下或捐赠人明确表示不愿签订捐赠协议的，应当以捐赠意向书替代捐赠协议。

        第十一条 本会可对物资捐赠方收取不高于捐赠总价值10%的管理费，具体与捐赠人协商，在捐赠协议中约定。

 

第三章  捐赠物资的接收、发放

        第十二条 对于捐赠物资有具体的第三方受益人的情况，按以下流程办理。

        （一）捐赠物资接收部门根据捐赠协议及相关附件证明材料、物资移交清单办理物资接收、发放呈批手续。

        （二）捐赠物资接收、发放呈批手续办结后，捐赠人按照协议约定将捐赠物资运送至第三方受益人指定的地址。

        （三）接受物资的第三方受益人对捐赠人所运送的捐赠物资进行当场清点和验收，清点无误后，第三方受益人应及时向本会开具与捐赠物资价值相符的纳入财政部门监管的捐赠票据或物资签收函。

        （四）在捐赠人向第三方受益人直接交付捐赠物资后，财务部门根据物资接收部门提供的捐赠协议及相关附件证明材料、物资移交清单和第三方受益人的物资接收函或纳入财政部门监管的捐赠票据等材料开具捐赠票据并办理物资入账和出账手续。

        第十三条 对于捐赠物资受益人为本会或未指定具体受益人的情况，按以下流程办理。

        （一）捐赠物资接收部门根据捐赠协议及相关附件证明材料、物资移交清单办理物资接收呈批手续。

        （二）捐赠物资接收呈批手续办结后，捐赠人按照协议约定将捐赠物资运送至本会指定的地址。

        （三）原则上由本会物资接收部门、物资保管部门共同进行当场清点、验收捐赠物资。对于验收合格的捐赠物资，物资接收部门及时按照物资保管部门关于仓储管理的要求办理验收入库手续。对验收过程中发现的毁损、短缺等异常情况，应当及时查明原因，做出相应处理并追究相关责任人赔偿责任。

        （四）在捐赠人向本会交付捐赠物资后，财务部门根据物资接收部门提供的捐赠协议及相关附件证明材料、物资移交清单等材料开具捐赠票据，并办理物资入账手续。

        （五）物资使用部门根据本会捐赠物资的处置相关规定办理捐赠物资的发放手续。

        第十四条 为应对重大突发事件或紧急、重大灾情接收的捐赠，可视紧急情况先安排物资运送以保障物资的救援实效，再由捐赠物资接收部门尽快补办协议签订和接收、发放手续。

 

第四章  捐赠物资的保管、处置

        第十五条 对于捐赠物资受益人为本会或未指定具体受益人的，应做好物资的保管工作。

        （一）物资保管部门应指定专人保管或委托专业的仓储部门保管接收的物资。

        （二）物资保管部门应按物资类别管理物资，注意防火、防潮、防鼠、防盗和防变质；定期对各类物资进行实地清查和盘点，及时发现并掌握库存物资的灭失、损坏、变质和积压等情况；定期与财务账核对，保证账实相符。

        第十六条 财务部门对库存物资进行监盘，如出现物资盘盈盘亏变动情况，物资保管部门说明原因，并根据会计制度进行账务处理。

        第十七条 对于盘盈的物资，按照公允价值估价入账，确认为当期收入。对于盘亏或者毁损的物资，按照物资账面价值扣除残值、可以收回的保险赔偿和过失人的赔偿等处置收入后的净损失，确认为当期费用。正常损耗或不可抗力原因造成的净损失计入捐赠物资成本，因管理不善等造成的非正常损失计入物资保管部门的费用支出。

        第十八条 对于受益人为本会或未指定具体受益人的捐赠物资的处置方式包括：转赠、馈赠、委托变现（包括拍卖）、义卖或本会用于开展公益慈善项目活动等。

        （一）物资使用部门根据实际需求向秘书处提交捐赠物资的发放申请或处置报告，说明物资处理的方式、数量、去向、用途、时间等，秘书处审批同意后办理物资发放呈批手续。

        （二）经秘书处审批批准使用的物资，使用部门处置使用物资时，需按照物资保管部门关于仓储管理的要求办理物资出库手续。

        （三）对于不能直接用于捐赠的物资进行变现处理，需征得捐赠人同意，如无法联系捐赠人，应进行公示，经公示无异议方可变现。变现资金扣除物资仓储、运输、变现成本等费用后由本会统筹安排用于公益慈善项目。

        （四）委托变现（包括拍卖）、义卖等处理方式依照国家相关规定办理。

        （五）财务部门根据物资使用部门提供的捐赠合同（协议）、捐赠物资移交清单、捐赠票据以及物资验收入库单、出库单等文件办理出账手续，核算捐赠物资的出库数量与金额。

 

第五章  捐赠物资的监管

        第十九条 捐赠物资必须严格按照捐赠人意愿及时处理，用于捐赠协议约定的用途。物资发放使用完毕，由物资受益方提交《物资使用情况反馈表》，物资接收部门根据需要将资料反馈给捐赠方。

        第二十条 本会设置捐赠物资台账，详细登记捐赠物资捐赠人、物资类别、物资名称、规格、型号、计量单位、数量、单价、受益人等内容，并定期与财务部门核对，确保捐赠物资的账账、账实相符。

        第二十一条 本会对物资发放各个环节的标准、方案和受益人名册等有建议权和最终审查权，对发放过程及发放结果进行监督、核对和检查。对不按标准发放，擅自改变物资用途，弄虚作假，侵占捐赠物资和利用捐赠物资盈利的，本会将依据法律追究相关机构和责任人的法律责任，并有权向有关部门以及新闻媒体通报。

        第二十二条 本会按要求开展捐赠物资信息披露，接受捐赠方和社会监督。

        （一）为应对重大突发事件或紧急、重大灾情接收的捐赠，应及时进行捐赠物资信息披露。

        （二）捐赠物资总价值超过500万元（含500万元）的物资，应及时进行捐赠物资信息披露。

        （三）其他情况的物资捐赠视捐赠人公示需求进行捐赠物资信息披露。

        第二十三条 披露信息可采取多种方式，包括本会网站和其他互联网募捐信息平台、大众媒体、自媒体以及其他可行方式。

 

第六章  附则

      第二十四条 本办法自2025年9月1日印发起施行。2022年5月6日施行的《广州市慈善会捐赠物资管理规定》同时废止。